Sichere Rückkehr ins Büro während COVID-19: 7 Fragen, die sich Arbeitgeber stellen sollten
Als Arbeitnehmer vor zwei Monaten ihre Bürogebäude verließen, war sicher den wenigsten bewusst, welcher Aufwand dahinter steckt, ihre Rückkehr zu planen. Aber nach mehreren Wochen Home Office, Kurzarbeit oder vorübergehender Schließung von Unternehmen kehren Mitarbeiter nach und nach in ihre Büros zurück. Doch leider gibt es keine allgemeingültige Gebrauchsanweisung und viele Arbeitgeber fragen sich, wie sie Sicherheit und Gesundheit ihrer Teams sicherstellen können. Denn ohne jeden Zweifel wird COVID-19 unser Arbeitsleben nachhaltig verändern.
Gemeinschaftsküchen, überfüllte Aufzüge und große Team Meetings – Arbeitsplätze sind gespickt mit zahlreichen Gefahren, die Arbeitnehmer und Arbeitgeber gefährden können. Die Europäische Agentur für Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz (EU-OSHA) hat Leitlinien für eine sichere Rückkehr ins Büro veröffentlicht. Wir haben sie uns näher angeschaut und werden einige relevante Gedanken mit Ihnen teilen – sind Sie bereit für die Rückkehr Ihres Teams ins Büro?
1. Welche Mitarbeiter müssen im Büro sein?
Überfüllte öffentliche Verkehrsmittel, Sicherheitsabstand und Atemschutzmasken machen die Rückkehr ins Büro zu einer recht kniffligen Aufgabe. Fragen Sie sich also als Arbeitgeber, wessen Anwesenheit im Büro für die Aufrechterhaltung des Betriebs unerlässlich ist. Können einige oder sogar alle Ihre Mitarbeiter bis auf weiteres von zu Hause aus weiterarbeiten? Oder gibt es Kollegen, die nur für ganz bestimmte Aufgaben vor Ort sein müssen und deshalb nicht jeden Tag ins Büro kommen müssen?
2. Haben Ihre Mitarbeiter alles, was sie brauchen, um von zu Hause aus arbeiten zu können?
Einige Ihrer Mitarbeiter gehören vielleicht zur Risikogruppe oder sie leben mit gefährdeten Verwandten zusammen. Andere ziehen es vor, von zu Hause aus zu arbeiten. So oder so, seien Sie darauf vorbereitet, dass ein Teil Ihres Teams nicht in naher Zukunft ins Büro zurückkehren wird. Stellen Sie also sicher, dass die IT-Infrastruktur ein effektives und produktives Arbeiten erlaubt. Nach der Coronavirus-Pandemie wird das Home Office mit großer Wahrscheinlichkeit eine wesentliche Rolle im heutigen Arbeitsleben spielen. Zum Glück machen es Tools für die Online-Kommunikation und -Zusammenarbeit einfacher denn je, in den eigenen vier Wänden produktiv und effizient zu sein. Viele weltweit renommierte Unternehmen haben bereits angekündigt, dass ihre Mitarbeiter auch nach dem Ende der Coronavirus-Pandemie weiterhin von zu Hause aus arbeiten werden, darunter der E-Commerce-Plattform-Entwickler Shopify oder die Micro-Blogging-Plattform Twitter.
3. Halten Sie die strikten Hygiene- und Reinigungsvorschriften ein?
Ein sauberer Arbeitsplatz bekommt einen völlig neuen Stellenwert. Denn um die Ausbreitung des Coronavirus zu verhindern, sollten Sie auf strengere Hygienevorgaben und eine häufigere Reinigung der Arbeitsräume achten. Um sicherzustellen, dass sich die Mitarbeiter nach ihrer Rückkehr ins Büro darüber im Klaren sind, kommunizieren Sie diese Regeln transparent über Mail, Intranet, Poster und Ihre anderen internen Kommunikationskanäle.
4. Haben Sie den Körperkontakt auf ein Minimum reduziert?
Einen Abstand von 1,5 Metern einzuhalten, ist nicht nur Teil unseres Privatlebens, wenn wir in Geschäften und Supermärkten Schlange stehen. Auch bei der Rückkehr ins Büro müssen sich Mitarbeiter an diese Regel halten. Versuchen Sie deshalb, den physischen Kontakt zwischen Ihrem Team so weit wie möglich zu reduzieren. Eventuell ist es notwendig, Prozesse und Verfahren umzustrukturieren. Halten Sie beispielsweise weiterhin Besprechungen per Videokonferenz ab, auch wenn alle vor Ort sind. Oder vielleicht müssen Sie Ihre Tischordnung neu arrangieren, um maximalen Abstand dazwischen zu schaffen.
5. Haben Sie Zugriff auf alle notwendigen Schutzmaterialien?
Für einige Unternehmen ist der Sicherheitsabstand von 1,5 Metern zwischen den Beschäftigten nicht realisierbar. In diesem Fall muss auf entsprechendes Schutzmaterial wie Gesichtsmasken, Handschuhe, Desinfektionsmittelspender oder auch Trennwände zur Trennung der Tische voneinander geachtet werden.
6. Halten Sie Ihre Mitarbeiter auf dem Laufenden?
Neue Home-Office-Regelungen, Sicherheitsmaßnahmen und angepasste Arbeitszeiten haben einen starken Einfluss auf das Gemüt Ihrer Mitarbeiter. Machen Sie sich deshalb die zusätzliche Mühe und informieren Sie Ihr Team über Änderungen und Regeln und versuchen Sie, es in die wichtigsten Phasen Ihrer Planung einzubeziehen. In solch herausfordernden Zeiten ist es sehr wichtig, dass Ihre Arbeitnehmer motiviert und engagiert bleibt. Geben Sie den Mitarbeitern die Möglichkeit, Fragen zu stellen und Ideen einzubringen. Eine transparente und wechselseitige Kommunikation wird Ihnen helfen, den Teamgeist aufrechtzuerhalten.
7. Können Sie die Arbeit zunächst wieder langsam aufnehmen?
Eine langsame Wiederaufnahme der Arbeit ist ein guter Test, um zu prüfen, ob der Arbeitsplatz sicher ist. Sind alle Prozesse gut genug angepasst? Ist die Rückkehr ins Büro sicher? Vielleicht sollten Sie rotierende Arbeitsschichten einplanen, damit es am Anfang nicht zu voll wird. Indem Sie Schritt für Schritt beginnen, haben Sie die Möglichkeit, Probleme schnell zu erkennen und entsprechend zu reagieren.
Sind Sie für die Rückkehr Ihre Mitarbeiter ins Büro bereit?