Top-Tools für die virtuelle Teamarbeit – Wie all unsere Mitarbeiter in 4 Stunden ins Home Office wechselten

War für viele Firmen “Home Office” bislang ein Trend, führt nun kaum noch ein Weg daran vorbei. Arbeitnehmer rund um den Globus ziehen auf Grund der andauernden Coronavirus-Pandemie aus Großraumbüros in ihr private Home Office um. Bei Customer Alliance haben wir am 12. März beschlossen, unser gesamtes Team von zu Hause aus arbeiten zu lassen, um sie und ihre Familien zu schützen und unseren Beitrag zur Eindämmung des Virus zu leisten.

Mit rund 90 Mitarbeitern, die regelmäßig von zu Hause aus arbeiten, wissen wir, wie wichtig virtuelle Teamarbeit und -kommunikation ist. In den letzten Jahren haben wir daher bereits digitale Tools aber auch wichtige Strukturen und Prozesse implementiert, die es uns ermöglichen, effektiv und produktiv zu arbeiten – egal, wo wir uns gerade befinden. Deshalb sind wir nun froh, dass sich unser Team so schnell an die neue Situation anpassen konnte. Digitale Tools, die wichtige Funktionen wie Instant Messaging, Videoanrufe oder Screen- und File-Sharing kombinieren, erleichtern uns nicht nur die Arbeiten, sondern stärken auch unseren Teamgeist und fördern unsere Produktivität. Wir stellen nun unsere Top-Tools für die virtuelle Teamarbeit vor!

Slack

Slack ist das Herzstück unserer täglichen Kommunikation. Damit können wir mit unseren Kollegen chatten, entweder privat oder in einer Gruppe. In verschiedenen Kanälen wie #Marketing oder #PreSales diskutieren wir Ideen, tauschen Neuigkeiten aus, laden Dateien hoch oder beantworten Fragen von Kollegen. Sucht jemand eine Wohnung oder möchte etwas verkaufen? Dann ist #random genau der richtige Kanal. Alles in allem ist es sehr gut organisiert, und man kann zwischen den verschiedenen Kanälen hin- und herwechseln und sich unkompliziert und auf dem kurzen Dienstweg mit dem Team austauschen. Und selbst wenn man unterwegs ist, können wir mit der App in Kontakt bleiben.

Google GSuite

Googles GSuite ist unser Nonplusultra, wenn es um die virtuelle Teamarbeit geht. Nur mit einer Internetverbindung und einem Browser kann unser gesamtes Team – über geografische Entfernungen hinweg – auf alle Dokumente, Projekte und Online-Planer zugreifen und virtuell in Echtzeit zusammenarbeiten. Sehr beeindruckt sind wir auch von Google Sheets, das immer mehr Funktionen übernimmt, die ursprünglich nur für Excel Power-Nutzer relevant waren.

Basecamp

“Lasst uns ein Projekt bei Basecamp anlegen” ist unser inoffizielles Mantra. Es ist sehr wichtig, organisiert zu bleiben, wenn man an mehreren Projekten mit Kollegen aus verschiedenen Abteilungen zusammenarbeitet. Deshalb vertrauen wir Basecamp unser Projektmanagement an. Es ermöglicht uns, unsere Arbeit in einzelne Projekte zu gliedern und To Dos und Deadlines zentral zu organisieren..

Jira und Confluence

Unsere Produktteams nutzen Jira und Confluence intensiv, um unsere Software ständig weiterzuentwickeln. Diese Tools funktionieren für sich allein sehr gut, werden aber noch effizienter, wenn sie zusammen verwendet werden. Mit Jira richten wir Sprints ein, erstellen und verteilen Aufgaben, verfolgen ihre Status und erstellen Prioritätenlisten. Confluence ist ein großartiges Tool zur Speicherung unserer gesamten Projektdokumentation, die im Laufe der Zeit erstellt wurde, einschließlich Notizen, Roadmaps und Beschreibungen. Wir können ein Jira-Projekt mit einem dazugehörigen Confluence Space verknüpfen, und unsere Entwickler erhalten mit nur einem Klick Zugang zu allen relevanten Dokumenten.

Video Conferencing Tools

Videokonferenz-Tools sind unverzichtbar für virtuelle Team Meetings und Besprechungen, sei es um sich über Ideen und Neuigkeiten auszutauschen oder sich bei der gemeinsamen Arbeit an einem Projekt zu unterstützen. Wir vertrauen auf drei Anbieter:

• Hangouts: Wir verwenden Google Hangouts für unsere täglichen Meetings und 1:1. Da Hangouts Teil von Googles GSuite ist, können automatisch benutzerdefinierte Links erstellt und zu den Kalendereinladungen hinzugefügt werden.
• Join.me: Unser allererstes virtuelles Firmenmeeting mit rund 90 Mitarbeitern fand mit join.me statt! Es können Personen zu einer Besprechungen eingeladen werden, ohne dass diese sich extra eine Software herunterladen müssen.
• Zoom: Wir verwenden Zoom für externe Meetings und Konferenzen, da man kein Zoom-Konto benötigen, um an einer Besprechung teilzunehmen. Wir nutzen das Tool beispielsweise für virtuelle Kundentermine oder für Interviews mit Bewerbern.

DocuSign

Da wir weder Zugang zu unserem Papierkram noch die Möglichkeit haben, Dokumente persönlich auszuhändigen, verwenden wir DocuSign. Wie der Name schon sagt, können Dokumente – zum Beispiel Verträge oder Vertraulichkeitsvereinbarungen – elektronisch erstellt, unterschrieben und verwaltet werden. Da es eine Integration für GSuite gibt, können die Benutzer Dokumente im Google Drive einfach erstellen und bearbeiten und sie innerhalb weniger Minuten zur Unterschrift versenden.

Dies sind unsere Top-Tool für die virtuelle Teamarbeit, damit unser Team auch während der Coronavirus-Krise produktiv und effizient arbeiten kann. Welches ist Ihr beliebtestes Tool?