Leitfaden Datenschutz – Mit Customer Alliance sind Sie DSGVO-konform

Datenschutz ist uns ein äußerst wichtiges Anliegen. Um personenbezogene Daten, wie die von Ihnen und Ihren Gästen zu schützen, setzen wir strenge Datenschutzrichtlinien und -vorkehrungen in unserem Unternehmen um. Grundlage dafür ist die  Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die seit dem 25. Mai 2018 verpflichtend ist. Sie können versichert sein, dass bei der Zusammenarbeit mit uns, Datenschutz oberste Priorität hat. Im Folgenden geben wir Ihnen nun einen Überblick, wie wir und unsere Software mit dem Thema Datenschutz umgehen. 

Regelungen zur Löschung personenbezogener Daten

Es besteht die Möglichkeit, Kunden- und Gästedaten nach einer festgelegten Zeitspanne innerhalb Ihres Kontos automatisch zu löschen. Dies hat zur Folge, dass persönliche Daten wie Name und E-Mail nach der festgelegten Zeitspanne automatisch gelöscht werden, der Inhalt einer Bewertung jedoch erhalten bleibt.

• Alle persönlichen Daten werden nach einer bestimmten Zeit automatisch gelöscht
• Legen Sie selbst fest, nach wie vielen Tagen / Wochen / Monaten / Jahren personenbezogenen Daten gelöscht werden sollen

Einsammeln von Newsletter Double-Opt-Ins

Verwenden Sie unsere Feedback-Fragebögen, um DSGVO-konforme Newsletter Double-opt-ins einzusammeln. Bei einem “Double-opt-in”-Verfahren muss der Gast zusätzlich zur Aktivierung eines Kontrollkästchens sein Newsletter-Abonnement durch einen Link bestätigen, der ihm an die angegebene E-Mail-Adresse geschickt wird. Die E-Mail-Adresse wird nicht in den Newsletter-Verteiler aufgenommen, solange keine aktive Bestätigung durch Aufrufen des Links vorliegt.

Darf ich E-Mails und Textnachrichten an Gäste senden?

Sie dürfen ab dem Tag der Buchung bis zum Zeitpunkt der Abreise E-Mails und SMS an Ihre Gäste versenden. Diese dürfen jedoch keine Informationen über Geschäfte und Unternehmen enthalten, die nicht zu Ihrem Hotel gehören. Dies würde als Werbung betrachtet werden.

Darf ich Pre-Stay-Mails an Gäste senden?

Eine Pre-Stay-Email gehört laut Verordnung zum Service bzw. in den Bereich der Vertragserfüllung. Daher dürfen Sie ohne explizite Einwilligung, Pre-Stay-Mails mit zusätzlichen Informationen zu Ihrem Hotel an Ihre Gäste versenden. Dies wird nicht als Werbung gewertet.

Darf ich E-Mails mit der Absicht versenden, Upselling zu betreiben?

Upselling ist erlaubt, solange es sich um Werbung für hoteleigene Einrichtungen handelt wie beispielsweise das Restaurant, Spa oder eine Flasche Champagner auf dem Zimmer, usw. Es ist jedoch nicht erlaubt, Angebote von Dritten einzubeziehen wie z.B. ein Fahrrad im Geschäft gegenüber zu buchen. Dies würde als Werbung betrachtet werden.

Darf ich Gäste um eine Bewertung bitten?

In diesem Fall gibt unterschiedliche Meinungen darüber, ob es in Ordnung ist, den Gast nach dem Aufenthalt um eine Bewertung zu bitten, oder ob dies als Werbung angesehen wird. Es ist jedoch legal, Informationen über den Hotelaufenthalt vom Zeitpunkt der Buchung bis zum Tag der Abreise zu versenden. Daher empfehlen wir Ihnen, die Einladung zum Abgeben einer Bewertung noch am Abreisetag zu versenden.

Verwaltung von Benutzerrechten

Sie können individuelle Benutzerrechte für Ihre Mitarbeiter einrichten. Damit stellen Sie sicher, dass ein Benutzer nur Zugriff auf die Teile des Systems hat, auf die er Zugriff haben soll. Zudem können nur die persönlichen Daten eingesehen werden, die notwendig sind.

Gäste können Ihre Bewertung anonymisieren

Falls gewünscht, können Sie Ihren Gästen die Möglichkeit geben, Bewertungen zu anonymisieren. Wenn der Gast sich dafür entscheidet, werden alle seine Daten automatisch aus dem System von Customer Alliance gelöscht. Eine anonymisierte Rezension ohne Verknüpfung zu persönlichen Daten verbleibt im System.

Mustertext für Datenschutzrichtlinien

Wenn Sie von unserer Software Gebrauch machen und unser Widget auf Ihrer Website integrieren empfehlen wir Ihnen, Ihre Datenschutzrichtlinie anzupassen. Im Folgenden finden Sie einen entsprechenden Beispieltext. 

[DE] Customer Alliance (Feedbackanfragen & Widget)

(1) Wir nutzen die Angebote der CA Customer Alliance GmbH, Ullsteinstr.130, 12109 Berlin („Customer Alliance“), um Ihre Zufriedenheit abzufragen, wenn Sie unsere Leistungen in Anspruch genommen haben. Dazu überlassen wir Customer Alliance Ihre Kontaktdaten und Informationen zum Vertragsverhältnis (z.B. Dauer des Aufenthalts) mit dem Auftrag, Ihre Zufriedenheit mit unseren Leistungen (z.B. eine Bewertung) abzufragen. Das Ergebnis stellt uns Customer Alliance anschließend zur Verfügung und kann öffentlich zugänglich gemacht werden.

(2) Wir binden das sog. Widget von Customer Alliance innerhalb unseres Webangebots ein, um unsere Kundenbewertungen den Besuchern unserer Webseiten zusammenfassend darzustellen. Customer Alliance nutzt Ihre IP-Adresse, um das Widget in Ihrem Browser darzustellen und Ihnen so die Möglichkeit zu geben, aggregierte Bewertungen anderer Kunden einzusehen.

(3) Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO und zwar unser berechtigtes Interesse an der Verbesserung unseres Angebots durch Ihr Feedback und die Darstellung unserer Bewertungen zu Marketingzwecken.

(4) Weiterführende Angaben zur Verarbeitung Ihrer Daten können Sie den Datenschutz-bestimmungen von Customer Alliance entnehmen: https://www.customer-alliance.com/de/datenschutzbestimmungen/