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Outils pour la collaboration d’équipe

Comment travailler efficacement à distance ?

avril, 2020

Les travailleurs du monde entier ont dû rapidement s’adapter au télétravail afin de se protéger de la pandémie de Coronavirus. Cela peut naturellement s’avérer déstabilisant et nécessite de la réactivité. Le 12 mars dernier, Customer Alliance a décidé de laisser toutes ses équipes travailler de la maison afin de préserver la santé de chacun. En tant que fournisseur de logiciel B2B employant près de 90 personnes qui, occasionnellement, travaillent depuis chez-eux, nous sommes conscients de l’importance de la communication digitale au sein d’une équipe. Ainsi, au cours des dernières années, nous avons mis en place des procédures et des règles et avons intégré des outils qui permettent de collaborer et travailler efficacement, peu importe l’endroit où l’on se trouve. C’est pourquoi, nous sommes heureux et fiers d’avoir vu la capacité d’adaptation de nos équipes à la situation.

Afin de garder notre productivité et esprit d’équipe intactes durant ces temps difficiles, nous nous appuyons sur différents outils digitaux dont les fonctionnalités nous aident à réaliser nos tâches. Par exemple, la messagerie instantanée, les visioconférences ou encore les partages d’écran.
Découvrez notre sélections d’outils digitaux pour améliorer la communication.

Slack

Slack représente le coeur de nos communications quotidiennes à travers nos différents départements. C’est une plateforme de messagerie instantanée qui nous permet d’échanger avec nos collègues de manière privée ou en groupe. Via différents canaux comme #marketing ou #sales, nous discutons de nouvelles idées, partageons les actualités du secteur ou répondons aux questions des uns et des autres. Vous cherchez un appartement ou désirez vendre quelque chose, nous avons également lancé notre canal #random qui renforce l’esprit de communauté au sein de l’entreprise. Dans l’ensemble, c’est bien organisé, et vous pouvez passer d’un canal à l’autre très rapidement pour échanger avec vos collègues. Et même en déplacement, l’application nous permet de rester en contact.

Google GSuite

Le Google GSuite change la donne en ce qui concerne la collaboration d’équipe. Seule une connexion Internet et un navigateur suffisent pour accéder aux documents, projets et plannings – peu importe les distances géographiques – et travailler ensemble virtuellement en temps réel. Nous sommes également très impressionnés par Google Sheets qui reprend de plus en plus de fonctions qui n’étaient à l’origine pertinentes que pour les utilisateurs d’Excel.

Basecamp

Il est très important de rester organisé lorsque l’on travaille sur plusieurs projets avec plusieurs collègues de différents départements. C’est pourquoi nous faisons confiance à Basecamp pour la gestion de nos projets. Cela nous permet de diviser notre travail en projets séparés, d’assigner des tâches et de fixer des délais. Tout est organisé en un seul endroit car chaque projet contient tout ce qui est pertinent : le détail des tâches, les personnes impliquées, les discussions, les documents et les dossiers.

Jira et Confluence

Nos équipes de développement utilisent beaucoup Jira et Confluence pour faire évoluer notre produit. Ces outils fonctionnent très bien séparément, mais deviennent encore plus efficaces lorsqu’ils sont utilisés ensemble. Avec Jira, nous mettons en place des sprints (planification détaillée de développement), créons et assignons des tâches, suivons leur réalisation et établissons une liste de priorités. Confluence est un excellent outil pour stocker toute la documentation de nos projets qui a été créée au fil du temps, y compris les notes, les feuilles de route et les descriptions. Nous pouvons relier un projet Jira à un espace Confluence connexe et nos développeurs ont accès à tous les documents pertinents en un seul clic.

OUtils de vidéoconférence

Ce n’est un secret pour personne. Avec la distance, les équipes utilisent les outils de visioconférence pour tenir des réunions d’équipe, partager des idées et se consulter pour évaluer l’avancement d’un projet. Il en va de même pour Customer Alliance. La communication en face à face est très importante, surtout si vous ne pouvez pas vous rencontrer en personne. C’est pourquoi nous faisons confiance à trois fournisseurs différents en fonction du besoin :

  • Hangouts : Nous utilisons Google Hangouts pour nos réunions quotidiennes et 1:1. Comme Hangouts fait partie de GSuite, nous pouvons créer automatiquement des liens personnalisés et les ajouter à nos invitations dans le calendrier.
  • Join.me : Notre toute première réunion d’entreprise virtuelle avec environ 90 employés a été organisée avec succès via join.me. Vous pouvez inviter d’autres personnes à des réunions sans qu’elles aient à télécharger le programme.
  • Zoom : Chez Customer Alliance, nous utilisons Zoom pour les réunions externes puisque vous n’avez pas besoin d’avoir un compte Zoom pour participer à une réunion. Par exemple, nous rencontrons des clients ou menons des entretiens avec des candidats de manière virtuelle.

DocuSign

Sans avoir accès à nos documents ou sans pouvoir les remettre personnellement, nous utilisons DocuSign. Comme son nom l’indique déjà, vous pouvez préparer, signer et gérer des documents – par exemple des contrats ou des accords de confidentialité – par voie électronique. Comme il existe une intégration pour GSuite, les utilisateurs peuvent facilement créer et modifier des documents dans Google Drive et les envoyer pour signature en quelques minutes.

Voici donc notre sélection d’outils pour réaliser nos tâches quotidiennes à distance et continuer à collaborer du mieux possible au sein de l’entreprise. Et vous, quel outils utilisez-vous pour digitaliser le fonctionnement de votre entreprise en cette période de Coronavirus ?

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