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Guide de l’utilisateur sur la confidentialité des données – Comment être en conformité RGPD avec Customer Alliance

juin, 2020

La protection des données est une préoccupation extrêmement importante pour nous. Pour protéger vos données personnelles ainsi que celles  de vos invités, nous appliquons des directives et des précautions strictes en matière de protection des données dans notre entreprise. La base en est le Règlement général sur la protection des données (RGPD), qui est obligatoire depuis le 25 mai 2018. Vous pouvez être assurés que la protection des données est une priorité absolue lorsque vous travaillez avec nous. Nous allons maintenant vous donner un aperçu de la manière dont nous traitons la protection des données.

Règles de suppression des données à caractère personnel

Il est possible de supprimer automatiquement les données des clients après un certain délai dans votre compte. Ainsi, les données personnelles telles que le nom et l’adresse électronique seront automatiquement supprimées après la période spécifiée, mais le contenu des avis restera.

  • Supprimer automatiquement toutes les données personnelles après un certain temps
  • Définissez vos propres règles de suppression pour effacer les données personnelles après X jours / semaines / mois ou années.

Collecte des bulletins d’information Double-Opt-Ins

Vous pouvez utiliser vos questionnaires pour collecter les bulletins d’information conformes à la RGPD. Une procédure dite « double opt-in » offre une étape de confirmation supplémentaire pour vérifier chaque adresse électronique ajoutée à la base de données. Pour s’abonner à votre newsletter, vos invités recevront un courriel de suivi avec un lien pour confirmer leur abonnement.  L’adresse électronique ne sera pas ajoutée à la liste de diffusion de la newsletter tant qu’il n’y aura pas de confirmation active.

newsletter subscription

Suis-je autorisé à envoyer des courriels et des SMS aux invités ?

Vous êtes autorisé à envoyer des courriels et des messages aux clients à partir du jour de la réservation jusqu’au moment de leur départ. Toutefois, vous n’êtes pas autorisé à y inclure des informations concernant des entreprises qui ne font pas partie de votre hôtel. Cela serait considéré comme une publicité.

Suis-je autorisé à envoyer un courriel de pré-séjour à mes invités?

Selon la réglementation sur la protection des données, un courriel de pré-séjour appartient au service ou au domaine d’exécution du contrat. Par conséquent, vous pouvez envoyer à vos clients des courriels de pré-séjour contenant des informations supplémentaires sur votre hôtel sans consentement explicite. Ceci n’est pas considéré comme de la publicité.

Suis-je autorisé à envoyer des courriels dans l’intention de faire de l’upselling ?

Oui, l’upselling est autorisé à condition qu’il ne contienne que de la publicité concernant les installations de votre hôtel comme votre restaurant, votre spa, les options vertes ou une bouteille de champagne à votre arrivée, etc. Toutefois, il n’est pas légal d’y inclure des offres de tiers, comme celle de réserver un vélo dans le magasin d’en face. Cela serait considéré comme de la publicité.

Suis-je autorisé à demander un commentaire client ?

Dans ce cas, les avis divergent quant à savoir s’il est acceptable ou non de demander à vos invités de laisser une review après leur séjour, ou si cela est considéré comme de la publicité. Toutefois, il est légal d’envoyer toute information concernant le séjour à l’hôtel entre le moment de la réservation et celui du départ. C’est pourquoi nous vous recommandons d’envoyer l’invitation de laisser un commentaire clientaprès le séjour le jour du départ dans la matinée.

Gestion des droits des utilisateurs

Vous pouvez définir des droits d’utilisation détaillés pour vos collègues. Cela garantit qu’un utilisateur n’ait accès qu’aux parties du système auxquelles il devrait avoir accès. Il ne peut également voir que les données personnelles qu’il doit voir. S’il n’a pas besoin de voir les données à caractère personnel, il ne les verra pas.

Les clients peuvent rendre leur examen anonyme

Si vous le souhaitez, vous pouvez donner à votre invité/client la possibilité d’anonymiser son avis. Si l’invité choisit de le faire, toutes ses données seront automatiquement supprimées de Customer Alliance. Un avis rendu anonyme sans lien avec des données personnelles reste dans le système

Modèle de texte pour la politique de confidentialité des données

Lorsque vous intégrez le widget de révision sur votre site web et que vous utilisez l’Alliance client, nous vous recommandons d’adapter votre politique de confidentialité des données. Voici un exemple de texte pour votre politique de confidentialité des données.

Customer Alliance (demandes de commentaires et widget)

(1) Nous utilisons les services de CA Customer Alliance GmbH, Ullsteinstr.130, 12109 Berlin (« Customer Alliance ») pour nous enquérir de votre satisfaction en tant que consommateur, si vous avez utilisé nos services. Pour ce faire, nous fournissons à Customer Alliance vos coordonnées et vos informations contractuelles (par exemple, la durée du séjour) afin de connaître votre degré de satisfaction à l’égard de nos services (par exemple, un avis). Ensuite, le résultat nous est fourni par Customer Alliance et peut être rendu public.

(2) Nous utilisons le « Widget de Customer Alliance » sur nos sites web pour afficher les commentaires des visiteurs de nos sites web dans une présentation résumée. Customer Alliance utilise votre adresse IP pour afficher le Widget dans votre navigateur et vous donne la possibilité de voir les commentaires résumés des autres clients.

(3) La base juridique du traitement est l’art. 6 Para. 1 phrase 1 lit. f DSGVO et notre intérêt légitime à améliorer nos services grâce à vos commentaires et à afficher les avis des clients pour des propositions de marketing.

(4) Vous trouverez de plus amples informations sur le traitement de vos données dans les règles de protection des données de Customer Alliance.

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