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Strumenti per la collaborazione in team

Come siamo passati al lavoro a distanza in 4 ore

Aprile, 2020

I lavoratori di tutto il mondo stanno temporaneamente lasciando i propri uffici open space per proteggere se stessi e il prossimo dalla pandemia del coronavirus. È un momento molto impegnativo che richiede di agire rapidamente.

Il 12 marzo, anche Customer Alliance ha deciso di invitare tutto il team a lavorare da casa. In qualità di fornitore di soluzioni software B2B con circa 90 dipendenti che lavorano regolarmente in Smart Working, conosciamo bene l’importanza della collaborazione e della comunicazione digitale. Negli ultimi anni, abbiamo infatti stabilito procedure e integrato strumenti che ci permettono di lavorare in modo efficace e produttivo, indipendentemente da dove ci troviamo. Siamo quindi molto felici che il nostro team sia stato in grado di adattarsi così rapidamente alla nuova situazione.
Per mantenere la nostra produttività e lo spirito di squadra in questo periodo ricco di sfide, ci affidiamo a diversi strumenti digitali che combinano caratteristiche importanti come la messaggistica istantanea, le videochiamate o la condivisione di schermo e file per aiutarci a svolgere il nostro lavoro in maniera facile e divertente. Diamo un’occhiata alla nostra scelta dei migliori strumenti di collaborazione di squadra online.

Slack

Slack è lo strumento centrale della nostra comunicazione quotidiana e questo vale per tutti i dipartimenti in azienda. È una piattaforma di messaggistica istantanea che ci permette di chattare con i nostri colleghi, sia in privato che in gruppo. In canali diversi come #marketing o #presales, discutiamo idee, condividiamo notizie, carichiamo file o rispondiamo alle domande dei colleghi. Cercate un appartamento o vendete qualcosa? Allora #random è proprio il canale perfetto per voi! Anche quando siamo in viaggio, l’app ci permette di rimanere in contatto.

Google GSuite

La GSuite di Google è il nostro personal game changer quando si tratta di collaborazione di squadra. Il nostro team può accedere a documenti, progetti e pianificatori online e può lavorare virtualmente in gruppo in tempo reale. Il tutto è possibile solo avendo una buona connessione Internet e accendendo al browser.
Google Sheets sta inoltre assumendo sempre più funzioni, in origine rilevanti solo per gli utenti di Excel Power, e ci aiuta nella nostra routine quotidiana.

Basecamp

“Creiamo un progetto su Basecamp” è il nostro mantra non ufficiale.
È molto importante organizzarsi quando si lavora su più progetti parallelamente nei quali sono coinvolti colleghi di diversi dipartimenti. Ed è per questo motivo che ci affidiamo a Basecamp, uno strumento che ci permette di suddividere il lavoro, assegnare To-Do e fissare scadenze. Tutto è organizzato in un unico luogo e accessibile in qualsiasi momento.

Jira e Confluence

Il nostri sviluppatori utilizzano Jira e Confluence per mantenere il nostro prodotto in costante evoluzione. Questi strumenti funzionano molto bene da soli, ma diventano ancora più efficaci se utilizzati insieme. Grazie all’utilizzo di Jira, organizziamo gli sprint, creiamo e assegniamo ticket specifici, ne seguiamo il completamento e costruiamo un elenco di priorità.
Confluence è un ottimo strumento per tenere traccia di tutta la nostra documentazione relativa ai progetti sui quali stiamo lavorando, comprese le note, le tabelle di marcia e le descrizioni. È possibile collegare un progetto Jira a uno spazio Confluence correlato e i nostri sviluppatori avranno accesso a tutti i documenti rilevanti con un semplice clic.

Strumenti per le videoconferenze

La comunicazione faccia a faccia è fondamentale e, visto e considerato che non è possibile incontrarsi di persona in questo periodo, è necessario per il team affidarsi a strumenti che diano la possibilità di avviare una videoconferenza. Partecipare a una riunione, condividere idee e verificare l’andamento di un progetto è possibile proprio grazie all’utilizzo di alcuni semplici strumenti. Ovviamente, anche noi di Customer Alliance ne usiamo diversi:

  • Hangouts: Utilizziamo Google Hangouts per i nostri meeting quotidiani e 1:1. Siccome Hangouts fa parte della GSuite, è possibile creare automaticamente dei link personalizzati e aggiungerli agli inviti nel vostro calendario.
  • Join.me: Il nostro primo meeting virtuale aziendale, al quale hanno partecipato circa 90 dipendenti, si è svolto con successo grazie all’applicazione join.me.
    È anche possibile invitare altre persone alle riunioni senza dover scaricare il programma.
  • Zoom: Utilizziamo Zoom per le riunioni esterne poiché non è necessario avere un account per poter partecipare. Ad esempio, quando abbiamo un appuntamento con un cliente o per i colloqui di lavoro con possibili candidati.

DocuSign

Senza l’accesso ai nostri documenti o la possibilità di poterli consegnare personalmente, utilizziamo DocuSign. Grazie a questo strumento, è possibile preparare, firmare e gestire documenti – ad esempio contratti o accordi di riservatezza – per via elettronica. Siccome esiste un’integrazione con GSuite, gli utenti possono creare e modificare facilmente i propri documenti in Google Drive e inviarli per la firma in pochi minuti.

Questi sono i nostri strumenti preferiti per la collaborazione di squadra durante la crisi del coronavirus. Siamo curiosi di sapere quali sono i vostri!

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