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Warum die Zeit vor dem Check-in und Check-out für Ihr Hotel so wichtig ist

Mai, 2019

Wir sprechen oft über die Erfahrungen der Gäste während ihres Aufenthalts in einem Hotel, und dies zu Recht, aber wir vernachlässigen oftmals die Bedeutung vom Check-In- und Check-Out-Prozess. Beide Vorgänge stellen jedoch Schlüsselfunktionen beim Aufbau einer Beziehung zum Gast dar. Der erste Eindruck, den Sie als Gastgeber vermitteln, hat einen erheblichen Einfluss auf die Beziehung, die sie mit dem Gast schlussendlich aufbauen.

Vor dem Check-In: Für eine persönliche Erfahrung sorgen

Natürlich spielt der Vorgang des Eincheckens eine wichtige Rolle für die Gäste. Die meisten Gäste recherchieren ein für sie geeignetes Hotel auf eigene Faust, insbesondere wenn sie auf verschiedenen Bewertungsplattformen stöbern. Damit ihr Aufenthalt so reibungslos wie möglich verläuft, müssen im Vorfeld einige Vorgänge für den Gast individualisiert werden. Vorteilhaft ist es beispielsweise, wenn Informationen bereitgestellt werden, die für den Gastaufenthalt relevant sind. Hier finden Sie eine Liste einiger Vorgänge, die Sie über ein Formular vor dem Einchecken implementieren können:

  • Das Sammeln von E-Mail-Adressen gemäß DS-GVO sorgt für eine langfristige Kommunikation zum Gast.
  • Implementieren Sie eine Strategie zur zusätzlichen Steigerung des Umsatzes.
  • Senden Sie ein vorgefertigtes Check-in-Formular an die Gäste, um die erforderlichen Informationen schon vor der Ankunft zu erhalten.
  • Beantworten Sie häufig gestellte Fragen von Gästen.
  • Stellen Sie die Dienstleistungen Ihres Hotels vor und empfehlen Sie Aktivitäten und Sehenswürdigkeiten in der Umgebung.

Mithilfe dieser Prozesse kann die Kommunikation zum Gast schon vor der Ankunft positiv gestaltet werden. Sie können nicht nur Ihr Unternehmen präsentieren, sondern auch die Bedürfnisse Ihrer Gäste und mögliche Probleme vorhersehen. Dies kann auch erheblich Zeit sparen für Mitarbeiter, die die Buchungen bearbeiten, die Gäste willkommen heißen oder sich um die Zimmerreinigung kümmern (wenn sie beispielsweise wissen, dass ein bestimmter Gast ein zusätzliches Bett oder ein zusätzliches Kopfkissen benötigt). Über ein Formular zum Vorabcheck können Sie auch die Wartezeit an der Rezeption reduzieren. Diese effektive Verwaltung von Zeit und Ressourcen kann Ihre Betriebsabläufe optimieren.

Die Phase vor dem eigentlichen Check-in ist daher ein wesentlicher Bestandteil Ihrer Beziehung zum Gast. Wenn Sie das Gespräch mit dem Gast beginnen, bevor er ankommt, zeigen Sie ihm, dass er mit der Wahl Ihres Hotels die richtige Entscheidung getroffen hat. Die Erfahrungen, die der Gast macht, können sich positiv auf seine Bewertung auswirken. Das gibt Ihnen als Hotelbetreiber mehr Kontrolle.

Vor dem Check-Out: Optimale Zufriedenheit der Gäste schaffen

Neben dem Check-In ist auch der Check-Out ein wesentlicher Bestandteil eines Gasterlebnisses. Wenn Sie sich vor und während des Aufenthalts bemüht haben, mit dem Gast zu kommunizieren, setzen Sie dies auch vor dem Check-Out bestmöglich fort. Überlegen Sie, welche anderen nützlichen Informationen Sie Ihren Gästen übermitteln könnten, um ihren Aufenthalt sowie ihre Abreise noch besser zu gestalten. Wenn Sie den Vorgang des Check-outs durch eine personalisierte Nachricht, die dem Gast einen Tag vor der Abreise übermittelt wird, gestalten, können Sie:

  • Zusätzliche Dienstleistungen, wie einen Gepäcktransport oder eine transportable Frühstücksbox, anbieten.
  • Ein Taxi oder einen Shuttle-Bus zum Flughafen buchen.
  • Das Management Ihres Teams an der Rezeption optimieren, indem die Abfahrtszeiten des Gastes termingenau reserviert und eingehalten werden.

Durch diese zusätzlichen Dienstleistungen bieten Sie Ihren Gästen mehr Möglichkeiten effizient und bedarfsgerecht zu reisen. Sie sorgen dafür, dass Sie den Aufenthalt so gut wie möglich gestalten. Die oben genannten Service-Beispiele lösen Probleme, die viele Gäste mit sich tragen. Vor allem Gäste, die geschäftlich viel unterwegs sind und an Zeitmangel leiden, werden sich über effizienter gestaltete Service-Abläufe in Ihrem Betrieb freuen. Beachten Sie die Bedürfnisse Ihrer Kunden stets genau, um ein erfolgreiches Gästeerlebnis jederzeit zur Verfügung zu stellen. Wenn Sie durch eine kontrollierte Kommunikation auf die Bedürfnisse Ihrer Gäste aufmerksam eingehen, wirkt sich dies positiv auf das Verhältnis aus, welches Sie auch nach der Abreise mit dem Gast haben werden.

Personalisierte Kommunikation in jeder Phase der Gastreise

Wie wir bereits gezeigt haben, ist eine Kommunikationsstrategie, die für jede Phase der Gastreise angepasst ist, ausschlaggebend, um positive Erlebnisse und Eindrücke zu schaffen. Die Zufriedenheit der Gäste wird dadurch gesteigert und die Wahrscheinlichkeit, dass Empfehlungen ausgesprochen werden, erhöht. Es ist wichtig Ziele für die Interaktion mit den Gästen zu definieren.
Möchten Sie das Feedbacks hinterlassen werden, um die Bedürfnisse Ihrer Gäste besser einzuschätzen? Möchten Sie Ihren Umsatz zusätzlich steigern, indem Ihre Dienstleistungen präsentiert werden? Es ist äußerst wichtig, die Kommunikationsweise an Ihre Strategie anzupassen.

Die Erfahrungen, die der Gast vor, während und nach seinem Aufenthalt in Ihrem Betrieb macht, lassen sich durch eine verbesserte, automatisierte Kommunikation optimieren. Je öfter und persönlicher Sie den Kontakt zum Gast suchen, desto besser das Gesamterlebnis. Ihre Erfolgschancen können maximiert werden, wenn Sie dem Gast eine top Erfahrung vor dem Ein- und Auschecken bieten! Die Auswirkungen einer guten Reiseerfahrung sollten nicht unterschätzt werden.

Um mehr über die verschiedenen Möglichkeiten zu erfahren, damit Ihre Kommunikation digitalisiert und das Gästeerlebnis verbessert werden kann, insbesondere während der Gastreise, möchten wir Sie einladen, unseren Guest-Experience-Hub durch eine persönliche Demonstration zu erkunden.

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