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Principales herramientas para la colaboración en equipo

Cómo pasar al trabajo a distancia en 4 horas

abril, 2020

Muchos trabajadores en todo el mundo han pasado de desempeñar su labor profesional en una oficina a hacerlo en su hogar para proteger a otros y a sí mismos de la pandemia de coronavirus. Es un momento muy difícil que requiere que actuemos rápidamente. En Customer Alliance, decidimos el pasado 12 de marzo facilitar que todo nuestro equipo trabaje desde casa hasta nuevo aviso para mantenerlos a ellos y a sus familias a salvo. Como proveedor de soluciones de software B2B con alrededor de 90 empleados que trabajan regularmente de forma remota, sabemos de la importancia de la colaboración y la comunicación digital de los equipos. Por eso, durante los últimos años, hemos establecido procedimientos y normas y hemos integrado herramientas de colaboración que nos permiten trabajar de manera eficaz y productiva, sin importar dónde estemos. No es pues una sorpresa que nuestro equipo haya podido adaptarse tan rápidamente a la nueva situación.

Para mantener nuestra productividad y espíritu de equipo durante este tiempo, estamos confiando en diferentes herramientas digitales que combinan características importantes como la mensajería instantánea, las videollamadas o el intercambio de pantallas y archivos para ayudarnos a hacer nuestro trabajo. Echemos un vistazo a nuestra selección de las mejores herramientas de colaboración en línea para equipos.

Slack

Slack constituye el centro neurálgico de nuestra comunicación diaria en todos nuestros departamentos. Es una plataforma de mensajería en tiempo real que nos permite chatear con nuestros colegas, ya sea en privado o en grupo. En diferentes canales como #marketing o #presales, discutimos ideas, compartimos noticias, subimos archivos o respondemos preguntas de los colegas. ¿Buscando un piso o vendiendo cosas? Entonces #random es el canal perfecto. En general, está muy bien organizado, y puedes cambiar de un canal a otro chateando con tu equipo muy rápidamente. E incluso estando de viaje, la aplicación móvil nos permite mantenernos en contacto.

Google GSuite

La GSuite de Google es nuestro cambio personal cuando se trata de colaboración en equipo… Sólo con una conexión a Internet y un navegador, todo nuestro equipo puede acceder a todos los documentos, proyectos y planificadores en línea – salvando cualquier distancia geográfica – pudiendo trabajar juntos virtualmente en tiempo real. También estamos muy impresionados por Google Sheets, que está asumiendo cada vez más funciones que originalmente sólo eran relevantes para los usuarios de Excel Power.

Basecamp

«Vamos a crear un proyecto en Basecamp» es nuestro mantra. Es particularmente importante mantenerse organizado cuando se trabaja en múltiples proyectos con una variedad de colegas de diferentes departamentos. Es por eso que confiamos a Basecamp la gestión de nuestros proyectos.
Nos permite dividir nuestro trabajo en proyectos diferenciados y asignar tareas y plazos. Todo está estructurado en un solo lugar de forma que cada proyecto contiene todo lo relevante: personas involucradas, discusiones, documentos y archivos.

Jira y Confluencia

Nuestros equipos de desarrollo de producto son grandes usuarios de Jira y Confluence para mantener nuestro software en constante evolución. Estas herramientas funcionan muy bien por sí solas, pero resultan aún más eficaces cuando se usan juntas. Con Jira, establecemos sprints, creamos y asignamos tareas, hacemos un seguimiento de su realización y establecemos el orden de prioridad de las tareas pendientes. Confluence es una gran soluciónpara almacenar toda la documentación de nuestros proyectos que se ha creado a lo largo del camino, incluyendo notas, hojas de ruta y descripciones. Podemos vincular un proyecto de Jira a un espacio de Confluence relacionado y nuestros desarrolladores tendrán acceso a todos los documentos relevantes con sólo un clic.

Herramientas de videoconferencia

No es ningún secreto que los equipos remotos dependen de las herramientas de videoconferencia para celebrar reuniones, compartir ideas y comprobar cómo va un proyecto. Lo mismo ocurre con Customer Alliance. La comunicación cara a cara es muy importante, incluso si no es posible reunirse en persona en estos días. Así, confiamos en tres proveedores diferentes en diferentes ocasiones:

  • Hangouts: Usamos Google Hangouts para nuestras reuniones diarias y 1:1. Como Hangouts es parte de la GSuite, se pueden crear automáticamente enlaces personalizados y añadirlos a las invitaciones de calendario.
  • Join.me: Nuestra primera reunión virtual de la compañía con alrededor de 90 empleados se llevó a cabo con éxito con join.me. Permite invitar a otras personas a las reuniones sin tener que descargar el programa.
  • Zoom: En Customer Alliance, utilizamos Zoom para las reuniones externas ya que no es necesario tener una cuenta de Zoom para asistir a una reunión. Por ejemplo, nos reunimos con clientes o realizamos entrevistas con los candidatos de forma virtual.

DocuSign

Cuando no tenemos acceso a nuestros registros o la posibilidad de entregar documentos personalmente, usamos DocuSign. Como su nombre indica, permite preparar, firmar y gestionar electrónicamente diversos tipos de documentos – por ejemplo contratos o acuerdos de confidencialidad -. Al existir una integración para GSuite, los usuarios pueden crear y editar fácilmente documentos en Google Drive y enviarlos para su firma en pocos minutos.

Estas son nuestras herramientas favoritas para trabajar en equipo a distancia durante la crisis del Coronavirus. ¿Cuál es la tuya?

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