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Ein digitaler Check-in als neuer Standard in Zeiten von COVID-19

September, 2020

Einen Self-Check-in-Service im Hotel anzubieten, wird in einer Welt nach COVID-19 das Gästeerlebnis wesentlich beeinflussen. Hoteliers versuchen sich – bedingt durch die Pandemie – einer neuen Normalität anzupassen. So stehen Sicherheit und Gesundheit von Gästen und Mitarbeitern nun an erster Stelle. Es Gästen zu ermöglichen, digital im Hotel einchecken zu können, ist die ideale Lösung, um den physischen Kontakt auf ein Minimum zu reduzieren.

Dank der neuen Verordnung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie* kann der Hotelmeldeschein mit Unterschrift auf Papier nun durch ein elektronisches Identifizierungsverfahren ersetzt werden. Hoteliers können so ein digitales Check-in-Verfahren nutzen, um die Daten der Gäste vor der Ankunft elektronisch zu erfassen. Statt vor Ort den Hotelmeldeschein händisch zu unterschreiben, reichen Gäste alle relevanten Daten bereits vor Anreise über ein digitales Anmeldeformular ein.

Und solch ein Online-Check-in im Hotel bringt viele weitere Vorteile mit sich. Schauen wir uns genauer an, wie eine Hotelverwaltungssoftware Ihnen dabei hilft.

Digital im Hotel einchecken zu können, sorgt für Sicherheit von Gästen und Personal

Da die Pandemie im Gastgewerbe ihren Tribut fordert, müssen Hoteliers strenge Hygiene- und Abstandsregelungen einhalten. Doch eine sichere und gesunde Umgebung zu gewährleisten, kann in solcher einer dienstleistungsorientierten Branche eine knifflige Aufgabe sein. Eine digitaler Check-in dank Hotelverwaltungssoftware ist hier Teil der Lösung. Er hilft dabei, die physische Interaktion auf ein Minimum zu reduzieren. Denn die Gäste reichen ihre Daten bereits vorab elektronisch ein – ohne Stift oder Papiere vor Ort berühren zu müssen.

Verbessern Sie das Erlebnis Ihrer Gäste mit einem Online-Check-in

Im Hotel am Front Office einchecken, kann eine langwierige und hektische Prozedur sein. Deshalb genießen Gäste die Flexibilität und den Komfort, die ein kontaktloser Check-in mit sich bringt. Die digitale Datenübermittlung kann z.B. bequem von zu Hause oder unterwegs via Smartphone erfolgen. Dies verbessert das Erlebnis und steigert die Zufriedenheit der Gäste.

Darüber hinaus empfehlen wir, einen digitalen Check-in in Ihre Pre-Stay-Kommunikation zu integrieren. Denn die Interaktion mit Ihren Gästen vor deren Ankunft ist wichtig, um eine persönliche Beziehung aufzubauen und das Gesamterlebnis zu verbessern. Eine Hotelverwaltungssoftware hilft dabei. Nutzen Sie beispielsweise automatisierte Nachrichten und Fragebögen, um relevante Informationen über Ihr Hotel zu teilen und relevante Daten vor dem Check-in im Hotel einzusammeln.

Bedenken Sie außerdem, dass die Reisenden von heute zunehmend technisch versiert sind. Sie erwarten ein nahtloses und personalisiertes digitales Gästeerlebnis. Insbesondere wenn sie Millennials oder die Generation Z für Ihr Hotel begeistern möchten, kann vor allem ein bequemer mobiler Check-in-Service mit den digitalen Erwartungen Ihrer Hotelgäste Schritt halten.

Arbeitsaufwand reduzieren und Zeit sparen mit einem Self-Check-in

Da Gäste relevante Daten bereits vorab übermitteln, reduziert ein mobiler Check-in-Service den administrativen Aufwand für Ihr Personal. Denn die Daten werden automatisch im System gespeichert. Auch für Ihre Gäste bedeutet dies eine Zeitersparnis, denn die Warteschlangen an der Rezeption werden reduziert.

Darüber hinaus können Sie Ihre Gäste während des digitalen Check-in-Verfahrens bitten, ihre voraussichtliche Ankunftszeit anzugeben. Dadurch können Sie die Verfügbarkeit Ihrer Mitarbeiter besser planen, insbesondere in Zeiten geringer Auslastung. Oder fragen Sie Ihre Gäste nach Allergien oder besonderen Vorlieben (z.B. zusätzliche Kissen oder Decken), um besser auf ihre Bedürfnisse einzugehen und ihren Aufenthalt noch persönlicher zu gestalten.

Digital im Hotel einchecken, schafft Upsell-Möglichkeiten

Wenn Sie einen Self-Check-in bieten, können Ihre Hotelgäste den Zeitpunkt für die Übermittlung der Daten frei wählen. Das gibt Hoteliers eine gute Chance, sich und ihre Dienstleistungen zum richtigen Zeitpunkt zu präsentieren. Der digitale Check-in ist die perfekte Gelegenheit für Up- oder Cross-Selling und um dadurch zusätzliche Einnahmen zu generieren! Bieten Sie zum Beispiel ein Zimmer-Upgrade, eine Spa-Behandlung oder eine andere zusätzliche Dienstleistung mit Mehrwert während des Pre-Check-ins an. Oder wie wäre es mit einem Abholservice vom Flughafen oder Bahnhof. Gäste machen von solchen Angeboten viel eher Gebrauch, wenn sie entspannt von zu Hause aus wählen können, anstatt eine überstürzte Entscheidungen an der vollen Rezeption zu treffen.

Ein Online Check-In reduziert menschliche Fehler

Da Ihre Gäste die eigenen Informationen selbst einreichen, wird die Gefahr von Fehlern wie Schreibfehlern bei Namen oder Adresse auf ein Minimum reduziert. Die Daten werden korrekt im System gespeichert. Reservierungen können leicht gefunden werden, und Mitarbeiter können Details über frühere Aufenthalte der Gäste abrufen, um besser auf ihre Bedürfnisse und Wünsche eingehen zu können. Durch die Eingabe exakter Daten in das System wird auch die Möglichkeit von doppelten Profilinformationen minimiert.

Wenn Sie darüber hinaus eine Hotelverwaltungssoftware für digitale Check-ins wie die von Customer Alliance verwenden, können Sie außerdem sicher sein, dass die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien oberste Priorität haben.

Wollen Sie Ihren Gästen einen kontaktlosen Check-in in Ihrem Hotel anbieten? Oder benötigen Sie Beratung zur Einhaltung der Datenschutzgesetze? Vereinbaren Sie Ihr kostenloses persönliches Beratungsgespräch mit einem unserer Experten.

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*Erfahren Sie hier mehr über die neue Verordnung des Bundesministeriums rund um den Online-Checkin.

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