Najlepsze narzędzia do pracy zdalnej

Osoby czynne zawodowo na całym świecie decydują się na pracę zdalną, aby chronić siebie i innych przed pandemią koronawirusa. Na takie działanie zdecydowaliśmy się również my i od 12 marca cały zespół Customer Alliance pracuje z domu. Jako dostawca oprogramowania B2B, zatrudniający około 90 pracowników, którzy regularnie wypełniają swoje obowiązki zawodowe zdalnie, wiemy, jak ważna jest współpraca i komunikacja w zespole. Dlatego też w ciągu ostatnich lat stworzyliśmy procedury i zasady oraz zintegrowaliśmy narzędzia i programy, które pozwalają nam na efektywną i wydajną pracę - niezależnie od tego, gdzie jesteśmy. Jesteśmy dumni z tego, że nasz zespół tak szybko przystosował się do nowej sytuacji.Aby utrzymać naszą produktywność i ducha pracy zespołowej w tym trudnym czasie, polegamy na różnych narzędziach cyfrowych, które łączą w sobie ważne funkcje, takie jak komunikatory internetowe, rozmowy wideo z możliwością udostępniania ekranu i plików, aby pomóc nam w realizacji naszych zadań. Sprawdź jakie programy naszym zdaniem są najlepsze do takich działań.

Slack

Slack jest systemem wykorzystywanym niemal we wszystkich naszych działach. Jest to platforma komunikacyjna działająca w czasie rzeczywistym, która pozwala nam rozmawiać z naszymi współpracownikami, zarówno indywidualnie jak i w grupie. Na różnych kanałach, takich jak #marketing lub #presales, omawiamy pomysły, dzielimy się informacjami, przesyłamy pliki lub odpowiadamy na pytania kolegów. Mamy też kanał, który nie dotyczy pracy #random, gdzie pojawiają ogłoszenia, propozycje spędzenia czasu poza pracą lub gdzie wymieniamy się śmiesznymi video czy zdjęciami. Slack jest systemem, który ułatwia dobrą organizację tematów i grup, i w którym łatwo przełączać pomiędzy różnymi kanałami. Dodatkowo dzięki aplikacji mobilnej możesz cały czas być w kontakcie z innymi.

Google GSuite

Wystarczy dostęp do Internetu i przeglądarka aby cały nasz zespół miał zdalny dostęp do wszystkich dokumentów, projektów i planów i mógł współpracować w czasie rzeczywistym. Aktywnie wykorzystujemy też Arkusze Google, które przejmują coraz więcej funkcji, pierwotnie dostępnych tylko dla użytkowników Excel Power.

Basecamp

"Stwórzmy projekt w Basecampie" to nasza nieoficjalna mantra. To bardzo ważne, aby być zorganizowanym podczas pracy nad wieloma projektami wspólnie z kolegami z różnych działów. Dlatego ufamy Basecampowi w zakresie zarządzania projektami. Pozwala nam to na podział naszej pracy na oddzielne projekty oraz przydzielanie zadań do wykonania i ustalanie terminów. Wszystko jest zorganizowane w jednym miejscu, ponieważ każdy projekt zawiera wszystko, co istotne: osoby zaangażowane, dyskusje, dokumenty i pliki.

Jira i Confluence

Pracownicy Działu Produktu są aktywnymi użytkownikami systemów Jira i Confluence, które ułatwiają prace nad stałym rozwijaniem naszego narzędzia. Systemy te są najbardziej wydajne, gdy są używane razem. W Jira planujemy tzw. sprinty, tworzymy i przydzielamy zadania, śledzimy ich realizację i budujemy listę priorytetów do wykonania. Confluence jest doskonałym narzędziem do przechowywania całej dokumentacji projektowej, która została stworzona, w tym notatek, harmonogramu działań i opisów. Z łatwością możemy też podlinkować projekt z Jira do odpowiedniej dokumentacji zebranej w Confluence, a nasi programiści uzyskują dostęp do wszystkich istotnych dokumentów za pomocą jednego kliknięcia.

Narzędzia do wideokonferencji

Nie jest tajemnicą, że zespoły, w których przynajmniej część osób pracuje zdalnie, polegają na narzędziach do wideokonferencji, aby organizować spotkania, dzielić się pomysłami i sprawdzać, jak przebiega realizacja projektu. Taka forma komunikacji jest najlepsza w przypadku gdy nie można spotkać się osobiście. Do wideokonferencji my wykorzystujemy 3 różne systemy, każdy ma nieco inne przeznaczenie:

• Hangouts: Używamy Google Hangouts do naszych codziennych spotkań i spotkań 1:1. Hangouts jest częścią GSuite, a więc łatwo można tworzyć własne linki do spotkania i dodawać je do kalendarza.
• Join.me: Nasze pierwsze wirtualne spotkanie firmowe z ok. 90 pracownikami odbyło się poprzez join.me. Aplikacja ta pozwala zapraszać inne osoby na spotkania bez konieczności pobierania programu.
• Zoom: W Customer Alliance, używamy Zoom do spotkań zewnętrznych, ponieważ nie trzeba mieć konta Zoom, aby uczestniczyć w spotkaniu. Na przykład aplikację tę wykorzystujemy podczas spotkań z klientami lub za jej pośrednictwem przeprowadzamy wirtualne rozmowy kwalifikacyjne z kandydatami.

DocuSign

Z DocuSign korzystamy wtedy gdy “papierkowa robota” musi być wykonana, a my nie mamy możliwości osobistego przekazania dokumentów . Jak sama nazwa wskazuje, aplikacja ta pozwala przygotowywać i podpisywać dokumenty, a także łatwo nimi zarządzać - na przykład kontraktami lub umowami o poufności - drogą elektroniczną. Dzięki integracji z GSuite, użytkownicy mogą łatwo tworzyć i edytować dokumenty w Google Drive i wysyłać je do podpisania w ciągu kilku minut. Są to nasze ulubione narzędzia, które wykorzystujemy do pracy zdalnej w czasie kryzysu koronawirusowego. A jakie są Twoje?